Để các hoạt động quản lý chất lượng mang lại hiệu quả thì mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn và thiết kế cho mình một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp. Mục đích của bài này là giúp các doanh nghiệp, công ty hiểu được bản chất, các yếu tố cấu thành, các loại hệ thống quản lý chất lượng.
Khái quát về hệ thống quản lý chất lượng
Theo ISO 9000:2005 thì “hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng”. Bao gồm các yếu tố: cơ cấu tổ chức, các quy định mà tổ chức tuân thủ, các quá trình, và các nguồn lực khác. Tổ chức tốt hệ thống quản lý chất lượng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và khách hàng. Có thể phân loại theo nhiều cách khác nhau căn cứ vào các tiêu chí khác nhau như theo nội dung hoặc theo cấp quản lý.
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là gì?
Quality management system – QMS là một tập hợp các yêu cầu được quốc tế công nhận nhằm tạo ra các quy tắc, chính sách, quy trình và thủ tục nhằm cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Được duy trì bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế và được đa số các nước thành viên trong tổ chức này đồng ý để tiêu chuẩn này có thể được quốc tế công nhận và được chấp nhận là tiêu chuẩn vàng cho các quá trình được sử dụng trên toàn thế giới cho QMS.
Mục đích của hệ thống này là cung cấp sản phẩm/dịch vụ có chất lượng ổn định, cải tiến liên tục kết quả thực hiện và tăng cao khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Đặc điểm hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
- Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu. Nếu một sản phẩm vì lý do nào đó mà không được nhu cầu chấp nhận thì phải bị coi là có chất lượng kém, cho dù trình độ công nghệ để chế tạo ra sản phẩm đó có thể rất hiện đại. Đây là một kết luận then chốt và là cơ sở để các nhà chất lượng định ra chính sách, chiến lược kinh doanh của mình.
- Do chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn luôn biến động nên chất lượng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, không gian, điều kiện sử dụng.
- Khi đánh giá chất lượng của một đối tượng, ta phi xét và chỉ xét đến mọi đặc tính của đối tượng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể. Các nhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan, ví dụ như các yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu của cộng đồng xã hội.
- Nhu cầu có thể được công bố rõ ràng dưới dạng các quy định, tiêu chuẩn nhưng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, người sử dụng chỉ có thể cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện được trong chúng trong quá trình sử dụng.
- Chất lượng không phi chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà ta vẫn hiểu hàng ngày. Chất lượng có thể áp dụng cho một hệ thống, một quá trình.
Vai trò của hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng là một bộ phận hợp thành của hệ thống quản trị kinh doanh chung. Nó có tác động qua lại với các hệ thống khác như hệ thống quản trị nhân lực, quản trị marketing, hệ thống quản trị công nghệ, hệ thống quản trị tài chính… Trong mối quan hệ tác động qua lại này, hệ thống quản lý chất lượng vừa đặt yêu cầu cho các hệ thống quản trị khác, vừa chịu sự tác động của các hệ thống quản trị khác. Tổ chức tốt hệ thống quản lý chất lượng có ý nghĩa trên các mặt sau:
Đối với khách hàng:
- Mang lại sự thỏa mãn cho khách hàng thông qua việc các sản phẩm hay dịch vụ đáp ứng được những yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra, trong đó ngoài những yêu cầu về tiêu chuẩn quy cách kỹ thuật và yêu cầu đáp ứng nhu cầu của cộng đồng là những yêu cầu mà khách hàng đã đưa ra.
- Đặc biệt là những hệ thống có tiêu chuẩn và có chứng chỉ là một cơ sở quan trọng để khách hàng đánh giá về chất lượng sản phẩm bởi đó chính là bằng chứng tốt nhất cho sự đảm bảo về chất lượng của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp:
- Là một bộ phận quan trọng của hệ thống quản trị chung của doanh nghiệp bởi về bản chất hệ thống quản lý chất lượng chính là chất lượng của quản trị. Đặt ra những yêu cầu cho hệ thống quản trị chung đồng thời hỗ trợ hệ thống quản trị chung phát huy tối đa hiệu quả những hoạt động của mình.
- Đảm bảo kết hợp hài hòa giữa chính sách chất lượng và chính sách của doanh nghiệp cũng như của các bộ phận khác.
- Góp phần thúc đẩy năng suất của doanh nghiệp thông qua giúp mọi hoạt động của doanh nghiệp đi vào nề nếp, kiểm soát từng quá trình, hoạt động, loại bỏ sự phức tạp, giảm thời gian xử lý, kiểm soát tốt chi phí, lãng phí, giao hàng đúng hẹn… cuối cùng là tạo ra kết quả tốt hơn với mức chi phí tối ưu.
- Góp phần nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm và cho doanh nghiệp. Thông qua việc kiểm soát các quá trình hoạt động một cách chặt chẽ, hệ thống quản lý chất lượng hướng tới việc tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao hơn. Góp phần tạo ra cơ hội tăng doanh thu, lợi nhuận, thị phần, uy tín nhãn hiệu của sản phẩm, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Hệ thống quản lý chất lượng hướng sự tập trung của tổ chức vào chất lượng, do đó tạo ra những tiền đề quan trọng trong xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp tận tâm vì chất lượng.
Phân loại hệ thống quản lý chất lượng
Căn cứ vào các tiêu chí khác nhau mà có thể phân loại hệ thống quản lý chất lượng thành nhiều loại khác nhau. Phần dưới đây trình bày cách thức phân loại theo nội dung và theo cấp quản lý.
Căn cứ vào nội dung, có các hệ thống quản lý chất lượng sau:
- Hệ thống quản lý chất lượng theo Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO 9000. Đây là hệ thống với những yêu cầu cơ bản và tối thiểu nhất của hệ thống quản lý chất lượng.
- Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management): Về bản chất, đây không phải là một hệ thống tiêu chuẩn mà là một phương pháp quản trị. Phương pháp này tập trung vào mục đích làm cho sản phẩm/dịch vụ thỏa mãn được các yêu cầu của khách hàng và tiếp cận một tổ chức dựa trên quan điểm hệ thống.
- Hệ thống quản lý chất lượng Q–Base dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây là hệ thống có các yêu cầu được rút gọn từ ISO 9000 và quản trị chất lượng toàn diện. Hệ thống Q–Base đưa ra các chuẩn mực cho một loại hình hệ thống chất lượng và có thể áp dụng cho một phạm vi rộng rãi
các lĩnh vực công nghiệp và kinh tế.
- Các hệ thống tiêu chuẩn về đảm bảo an toàn chất lượng thực phẩm: GMP, HACCP, SQF, ISO 22000.
- Hệ thống quản lý chất lượng dành cho các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp ôtô và các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp linh kiện ô tô QS 9000.
- Hệ thống quản lý chất lượng dựa trên việc đáp ứng các tiêu chí của giải thưởng chất lượng. Có 3 mô hình tiêu chí giải thưởng chất lượng quốc gia phổ biến là: Giải thưởng Chất lượng Nhật Bản (Deming Prize), Giải thưởng Chất lượng Mỹ (Malcolm Baldrige National Quality Awards), Giải thưởng Chất lượng Châu Âu (Euro Excellence Model).
- Một số hệ thống tiêu chuẩn quản lý khác không phải là các tiêu chuẩn quản trị chất lượng nhưng có liên quan đến vấn đề chất lượng: ISO 14001, SA8000, OSHAS 18000, ISO 26000, Hệ thống quản trị an toàn thông tin ISO/IEC 27000.
Theo cấp quản lý, hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:
- Hệ thống quản lý chất lượng của nhà nước: Nhà nước tổ chức một hệ thống quản lý chất lượng để thực hiện các chức năng bao gồm
- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về chất lượng sản phẩm hàng hóa;
- Xây dựng và thực hiện các chương trình quốc gia về nâng cao năng suất chất lượng;
- Thực hiện quản lý nhà nước về chất lượng: Định hướng việc đảm bảo và cải tiến chất lượng cho các tổ chức trong nước; xây dựng và kiểm tra thực hiện một số tiêu chuẩn nhà nước và tiêu chuẩn quốc tế về chất lượng; cấp đăng ký chất lượng, chứng nhận và công nhận chất lượng; thanh tra việc chấp hành pháp luật về chất lượng sản phẩm hàng hóa.
- Hệ thống quản lý chất lượng của các tổ chức, trong đó có các doanh nghiệp. Các tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đảm bảo và cải tiến chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các hoạt động quản lý chất lượng của các tổ chức phải tuân thủ những yêu cầu của quản lý nhà nước về chất lượng
Các hệ thống quản lý chất lượng phổ biến
Iso 9000
ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng trong các tổ chức do ISO ban hành vào năm 1987. Mục đích của ISO 9000 là giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trình trao đổi thương mại được dễ dàng hơn và giúp các tổ chức hiểu nhau mà không cần chú trọng nhiều tới các vấn đề kỹ thuật. Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm những tiêu chuẩn sau:
- ISO 9000:2005 – Cơ sở và từ vựng
- ISO 9001:2008 – Các yêu cầu
- ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức
- ISO 19011:2002 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng
Phương châm của gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 là “Nếu một tổ chức có hệ thống quản lý chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc dịch vụ mà tổ chức này cung ứng cũng sẽ có chất lượng tốt”. ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực. Kể từ khi ban hành cho đến nay, gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 đã qua ba lần soát xét lần lượt từ năm 1994, 2000 và năm 2008.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 chính là nền tảng để doanh nghiệp có thể cung cấp được những sản phẩm có chất lượng.
Quản trị chất lượng toàn diện
Quản trị chất lượng là một phương pháp quản trị chứ không phải là hệ thống tiêu chuẩn như ISO 9000 nhưng vì phương pháp quản lý này dựa trên cách tiếp cận hệ thống rất chặt chẽ nên người ta vẫn gọi là hệ thống quản lý chất lượng toàn diện. Để thực hiện quản trị chất lượng toàn diện, các tổ chức có thể áp dụng các phân hệ của quản trị chất lượng toàn diện như 5S, Kaizen, sản xuất tinh gọn, kiểm soát chất lượng bằng các công cụ thống kê, nhóm chất lượng…
Quản trị chất lượng dành cho các doanh nghiệp nuôi trồng, sản xuất và chế biến thực phẩm
Các công ty sản xuất và chế biến thực phẩm có thể áp dụng các hệ thống tiêu chuẩn quản lý như Hệ thống thực hành sản xuất tốt (GMP), hệ thống phân tích các mối nguy và các điểm kiểm soát trọng yếu (HACCP), hệ thống an toàn và chất lượng thực phẩm (SQF), hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000…
Quản trị chất lượng dựa trên việc đáp ứng tiêu chí của giải thưởng chất lượng
Giải thưởng Chất lượng quốc gia Việt Nam dành cho các tổ chức, doanh nghiệp đạt thành tích xuất sắc, kinh doanh và dịch vụ thông qua việc áp dụng, duy trì và cải tiến có hiệu quả và hiệu lực các hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến theo các tiêu chí của giải thưởng.
Các hệ thống tiêu chuẩn quản lý khác
Bên cạnh những hệ thống tiêu chuẩn về quản trị chất lượng ở trên, còn có nhiều hệ thống tiêu chuẩn quản lý khác không phải tập trung vào chất lượng nhưng có gián tiếp ảnh hưởng đến việc tạo ra một mức chất lượng tốt cho các doanh nghiệp. Phần dưới đây là thông tin về Hệ thống quản lý môi trường ISO 14000 và hệ thống tiêu chuẩn Quản lý trách nhiệm xã hội SA8000.
Hệ thống quản lý môi trường ISO 14000
ISO 14000 là một bộ tiêu chuẩn về quản lý môi trường được Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ban hành năm 1992 nhằm mục đích hỗ trợ trong việc bảo vệ môi trường và kiểm soát ô nhiễm đáp ứng với yêu cầu của kinh tế xã hội. ISO 14000 hỗ trợ các tổ chức trong việc phòng tránh các ảnh hưởng môi trường phát sinh từ hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.
Việc áp dụng ISO 14000 giúp cho việc quản lý môi trường và quản trị kinh doanh kết hợp hài hòa với nhau, nâng cao uy tín của doanh nghiệp, nâng cao lợi nhuận, và hướng tới sự phát triển bền vững.
Hệ thống tiêu chuẩn Quản lý trách nhiệm xã hội SA 8000
Hệ thống Tiêu chuẩn Trách nhiệm Xã hội SA 8000 là tiêu chuẩn đưa ra các yêu cầu về quản trị trách nhiệm xã hội do Hội đồng Công nhận Quyền ưu tiên Kinh tế ban hành năm 1997. Hội đồng Công nhận Quyền ưu tiên Kinh tế là một tổ chức phi chính phủ, chuyên hoạt động về các lĩnh vực hợp tác trách nhiệm xã hội, được thành lập năm 1969, có trụ sở đặt tại New York, Mỹ.
SA 8000 là một tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm mục đích cải thiện điều kiện làm việc trên toàn cầu, tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên các Công ước của Tổ chức Lao động Quốc tế, Công ước của Liên Hiệp quốc về Quyền trẻ em và Tuyên bố Toàn cầu về Nhân quyền.
Việc áp dụng SA 8000 mang lại nhiều lợi ích cho một doanh nghiệp mà cụ thể là tăng sức cạnh tranh, thu hút khách hàng nhiều hơn, giảm chi phí quản lý các yêu cầu xã hội khác, tạo cho công ty một chỗ đứng tốt trong thị trường lao động, tăng lòng trung thành và cam kết của người lao động đối với công ty. Chính vì những lợi ích này mà Bộ tiêu chuẩn SA 8000 ngày càng được áp dụng phổ biến trên thế giới.
Các bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng
Quá trình xây dựng ở một tổ chức diễn ra qua bốn giai đoạn như sau:
- Giai đoạn 1: Lựa chọn hệ thống
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hệ thống tiêu chuẩn quản trị khác nhau trong cùng một thời gian và xây dựng hệ thống quản trị tích hợp của những hệ thống tiêu chuẩn này. Sau khi đã lựa chọn xong hệ thống, doanh nghiệp cần lên kế hoạch xây dựng hệ thống. Doanh nghiệp nên lập một kế hoạch tổng thể trước, sau đó là kế hoạch chi tiết. Trong kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp cần chỉ rõ những công việc cần thực hiện một cách chi tiết, thời gian và người dự kiến thực hiện. Thời gian và khối lượng công việc mà doanh nghiệp phải tiến hành phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng, quy mô và phạm vi áp dụng của doanh nghiệp.
- Giai đoạn 2: Xây dựng
- Thiết lập cơ cấu tổ chức về chất lượng.
- Bổ nhiệm lãnh đạo, thành lập ban/tổ/đội/nhóm điều phối, và lựa chọn tư vấn nếu cần.
- Đào tạo nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp hướng tới.
- Khảo sát hiện trạng để xem các yêu cầu nào đã được thực hiện, thực hiện đến mức độ nào, đáp ứng được yêu cầu đề ra hay chưa?
- Đào tạo viết tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng.
- Xây dựng hệ thống tài liệu.
- Công bố áp dụng.
- Triển khai áp dụng.
- Đào tạo đánh giá nội bộ.
- Đánh giá nội bộ: Xác định các điểm không phù hợp và tiến hành điều chỉnh cải tiến.
- Đánh giá chứng nhận.
- Nhận chứng chỉ và duy trì hệ thống.
- Giai đoạn 3: Đánh giá hệ thống
Khi đã triển khai áp dụng, tổ chức cần tiến hành đánh giá hệ thống mà mình đã và đang xây dựng để biết được thực trạng của hệ thống so với các yêu cầu, mục tiêu đã đề ra. Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng là một quá trình có hệ thống và độc lập nhằm xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đã thỏa thuận.
- Giai đoạn 4: Duy trì hệ thống
Sau khi có chứng nhận về hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức cần tiến hành các hoạt động duy trì hệ thống.
Giải Pháp Trí Việt là đơn vị đào tạo, tư vấn ISO 9001:2015 từ Bộ Khoa học Công nghệ Việt Nam. Từ đó giúp công ty, doanh nghiệp sử dụng chứng chỉ cho mục đích quảng bá và ký kết hợp đồng ở cả thị trường trong nước và quốc tế. Mọi thắc mắc hay yêu cầu về dịch vụ liên hệ miễn phí!
Công Ty TNHH Tư Vấn Giải Pháp Trí Việt
Hotline: 0905 626 090
Địa chỉ: 496/1/4B Dương Quảng Hàm, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh
Email: yen.nt@giaiphaptriviet.com
Website: https://giaiphaptriviet.com